一、收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整;收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

　　1、立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的"紅頭文件"的歸檔。

　　2、檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的"白頭文件"材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料(總結(jié)、計劃)、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料;本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本(黨委、黨組會議，行政、辦公會議)等;各類花名冊、登記簿(干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿);年報表(業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表);各種介紹信存根(黨團組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等)、協(xié)議、合同。

　　以上收集到的"紅頭文件"和"白頭文件"材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

　　二、歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

　　三、裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以"件"為單位固定在一起即單"件"裝訂，便于保管利用。