紙質(zhì)檔案歸檔文件材料修整好后,應(yīng)使用檔案盒將檔案材料文件重新加以裝訂,即可防止文件丟失,又利于以后的保管和使用。關(guān)于紙質(zhì)檔案文件的裝訂方法,主要有如下:
裝訂前應(yīng)對(duì)有破損的文件進(jìn)行修復(fù),如殘缺或折疊處有磨損的材料文件,應(yīng)對(duì)破損處修補(bǔ)和托裱。
傳真件的字跡耐久性差,不宜長(zhǎng)期保存,應(yīng)對(duì)傳真件進(jìn)行復(fù)印后再歸檔,但應(yīng)注意,復(fù)印時(shí)墨粉濃度不能過大,應(yīng)單面復(fù)印。有些文件的紙張較大,需要折疊后才能裝訂,折疊時(shí)要飛量減少折疊的次數(shù),折痕應(yīng)盡量錯(cuò)開文字或圖表。如果文件頁(yè)數(shù)比較多,應(yīng)采用單張折疊,這樣方便歸檔后查閱。
裝訂時(shí)按照正本在前、定稿在后的順序,便于后期翻閱使用,如果采用左上角裝訂,應(yīng)將左側(cè)和上側(cè)對(duì)齊,采用左側(cè)裝訂應(yīng)將左側(cè)和下側(cè)對(duì)齊,如果使用線裝,應(yīng)對(duì)齊文件的右側(cè)和下沿。
以上就是紙質(zhì)檔案文件的裝訂方法,目前的檔案盒從制作材料上來分,有塑料檔案盒和紙質(zhì)的無酸紙檔案盒,其中無酸紙檔案盒可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不變質(zhì)、不發(fā)霉,對(duì)檔案文件起到保護(hù)作用。